Tầm Quan Trọng Của Khai Vấn Tại Nơi Làm Việc

Khai vấn (Coaching) có thể mang lại lợi ích cho tất cả mọi người, không chỉ riêng các vận động viên.

Như Bill Gates đã nói:

Mọi người đều cần một huấn luyện viên. Không quan trọng bạn là vận động viên bóng rổ, vận động viên quần vợt, vận động viên thể dục hay vận động viên đánh cầu. Tất cả chúng ta đều cần những người sẽ đưa ra phản hồi cho chúng ta. Đó là cách chúng ta cải thiện bản thân.

Cũng giống như các vận động viên, các nhà lãnh đạo phải chịu áp lực công việc hàng ngày. Do đó, nếu như các vận động viên cần khai vấn, thì các nhà lãnh đạo cũng sẽ cần khai vấn để đảm bảo rằng họ có thể làm các công việc với áp lực cao.

Khai vấn tại nơi làm việc là một lĩnh vực đang phát triển và được đánh giá cao. Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân tích về khai vấn tại nơi làm việc, cách thức hoạt động và cách bạn có thể áp dụng khai vấn để phát triển tổ chức của mình.

Định Nghĩa Về Khai Vấn Tại Nơi Làm Việc

Khai vấn tại nơi làm việc là một sự hỗ trợ chuyên nghiệp, tập trung vào các mục tiêu của người được khai vấn (Passmore & Lai, 2019). Khai vấn được dựa trên sự đối ứng giữa hai bên.

Thông tin được truyền đạt theo hai cách: Người được khai vấn nhận sự giúp đỡ từ khai vấn viên  dưới hình thức chủ động đặt ra những câu hỏi thấu đáo và lắng nghe khai vấn viên phản hồi. Hoặc, khai vấn viên đưa ra những hướng dẫn cụ thể, người được khai vấn sẽ tiếp nhận theo cách chủ động.

Khai vấn tại nơi làm việc giúp khai mở tiềm năng của các nhân viên, tạo điều kiện cho họ học tập và phát triển theo cách tự định hướng tương lai (Passmore & Lai, 2019). Như vậy, khai vấn phù hợp với câu ngạn ngữ:

Cho một người một con cá và anh ta sẽ có ăn trong một ngày. Dạy một người cách câu cá và anh ta sẽ có ăn cả một đời.

Khai vấn tại nơi làm việc có thể được triển khai nội bộ, diễn ra theo cách chính thức trong phòng họp riêng hoặc không chính thức trong quá trình làm việc. Khi khai vấn diễn ra trong nội bộ thì việc này tạo ra phong cách lãnh đạo. Khai vấn cũng có thể diễn ra ngoài phạm vi tổ chức, với một khai vấn viên thuê ngoài được mời đến để làm việc với các nhà lãnh đạo. Hình thức khai vấn này được gọi là can thiệp (Grant, 2017).

Tầm Quan Trọng Của Khai Vấn Tại Nơi Làm Việc

Khai vấn hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc đối phó với những thách thức trong tương lai.

Nơi làm việc là một môi trường năng động, được đặc trưng bởi doanh số và thị trường biến động. Cái hay của khai vấn là các nhà lãnh đạo không cần phải biết mọi thứ để đạt được hiệu quả mà thay vào đó, họ cần biết cách tạo động lực thúc đẩy những người xung quanh.

Khai vấn có thể tương phản với phong cách lãnh đạo mang nặng tính chất “ra lệnh và kiểm soát” (Grant, 2017). Một nhà lãnh đạo theo phong cách này có tính chỉ đạo cao và thường đưa ra các quyết định mà không cần tham khảo ý kiến, khen thưởng khi nhân viên đạt hiệu suất cao và kỷ luật khi họ gặp thất bại (Wheatley, 1997).

Phong cách lãnh đạo này có thể hiệu quả trong một số tình huống; chẳng hạn, khi nhiệm vụ trong tầm tay được xác định rõ ràng hoặc tổ chức đủ nhỏ để có thể quản lý vi mô. Tuy nhiên, với các nhiệm vụ không rõ ràng và các nhóm quá lớn để kiểm soát vi mô, tổ chức sẽ cần một cách tiếp cận khác.

Khai vấn là phương pháp để người lãnh đạo khơi gợi những điểm mạnh và tiềm năng của những người mà họ đang dẫn dắt. Điều này giúp các nhà lãnh đạo tập trung vào bức tranh toàn cảnh, ngăn ngừa việc quản lý vi mô và cho nhân viên cơ hội để chứng minh năng lực của họ.

Phong Cách Và Hình Thức Khai Vấn

Hai hình thức khai vấn nổi bật tại nơi làm việc là khai vấn điều hành và khai vấn nhóm.

Khai vấn điều hành là mối quan hệ hỗ trợ giữa nhà tư vấn và một thân chủ với quyền hạn và trách nhiệm quản lý trong một tổ chức (Kilburg, 1996). Khai vấn điều hành có thể diễn ra để giúp thân chủ làm quen với vai trò mới, giải quyết các vấn đề về hiệu suất hoặc được tư vấn về chiến lược. Hình thức khai vấn này thường được thực hiện bởi một khai vấn viên bên ngoài.

Khai vấn nhóm là khi toàn bộ một nhóm tham gia quá trình khai vấn để giúp các thành viên trong nhóm nỗ lực phối hợp và sử dụng các nguồn lực của họ hiệu quả hơn (Traylor, Stahr & Salas, 2020). Khai vấn nhóm thường diễn ra trong nội bộ với trưởng nhóm đóng vai trò là người lãnh đạo theo phong cách khai vấn.

Herminia Ibarra và Anne Scoular đã đưa ra mô tả về các phong cách khai vấn khác nhau trong bài báo năm 2019 của họ “Nhà lãnh đạo với tư cách là Khai vấn viên”. Họ nêu bật bốn phong cách khai vấn khác nhau như sau:

• Khai vấn chỉ đạo cũng giống như cố vấn, khi một người quản lý có nhiều năm kinh nghiệm nói với nhân viên trẻ hơn rằng họ nên làm gì. Phong cách này dễ nhận thấy ở nhiều nhà quản lý.
• Khai vấn kiểu tự do (Laissez-faire) liên quan đến việc để nhân viên tự làm việc của họ. Phong cách này thích hợp khi các thành viên trong nhóm có hiệu quả làm việc cao.
• Khai vấn không chỉ đạo tạo cơ hội cho nhân viên thể hiện sự khôn ngoan, hiểu biết sâu sắc và sự sáng tạo của mình thông qua việc lắng nghe, đặt câu hỏi mà không phán xét. Các nhà quản lý thường gặp khó khăn trong việc áp dụng phong cách này.
• Khai vấn theo tình huống bao gồm việc cân bằng giữa khai vấn chỉ đạo và không chỉ đạo. Các tác giả khuyến nghị rằng các nhà quản lý trước hết nên thực hành khai vấn không chỉ đạo và sau đó luân phiên giữa các phong cách khai vấn sao cho phù hợp với tình huống.

3 Lợi Ích Được Thực Chứng Của Khai Vấn Tại Nơi Làm Việc

Gia Tăng Hiệu Quả Điều Hành Của Lãnh Đạo

Trong một nghiên cứu đo lường mức độ hiệu quả của nhà lãnh đạo, Thach (2002) nhận thấy rằng sau khi được khai vấn trong vòng sáu tháng, các lãnh đạo được đánh giá là có hiệu quả làm việc tăng đến 55% trong một cuộc khảo sát đánh giá toàn diện.

Quá trình khai vấn trong nghiên cứu này bao gồm một loạt các buổi khai vấn trực tiếp từ một khai vấn viên thuê ngoài. Kiểu khai vấn này có thể góp phần vào văn hóa khai vấn của công ty và có ảnh hưởng tích cực đến toàn bộ tổ chức.

Gia Tăng Hiệu Quả Làm Việc Của Nhóm

Mức độ hiệu quả của đội nhóm là nền tảng thành công của một tổ chức. Một nghiên cứu đánh giá tài liệu về khai vấn trong nội bộ nhóm và ngoài phạm vi tổ chức cho thấy rằng khai vấn có tác động tích cực đến hiệu quả và năng suất làm việc của nhóm.

Các nhà nghiên cứu nhận thấy rằng khai vấn có hiệu quả hơn đối với các nhóm đang gặp khó khăn trong việc giao tiếp, phản ánh và tự sửa sai. Khai vấn cũng được cho là có thể cải thiện năng suất thông qua các yếu tố trung gian như an toàn tâm lý (Traylor và cộng sự, 2020).

Gia Tăng Hiệu Quả Cá Nhân

Hiệu quả cá nhân bắt nguồn từ niềm tin của một người về khả năng hoàn thành nhiệm vụ hiện tại của họ. Đây là một ước tính nhận thức về hiệu suất làm việc của một cá nhân. Niềm tin này có thể tác động đến mức độ căng thẳng và hiệu suất thực tế.

Trong một thử nghiệm so sánh nhóm thực nghiệm gồm các nhà quản lý đã được khai vấn và nhóm đối chứng, các nhà quản lý được khai vấn đã báo cáo mức độ hiệu quả cá nhân cao hơn đáng kể (Leonard-Cross, 2010).

Các nhà quản lý được khai vấn cũng cho biết họ cảm nhận rõ hơn về điểm mạnh và điểm yếu của họ sau khi tham gia (Leonard-Cross, 2010). Với cái nhìn chính xác hơn về bản thân, những người quản lý này cảm thấy họ được trang bị tốt hơn để đón nhận những thử thách.

Khai Vấn Và Tư Vấn

Để phân biệt giữa khai vấn và tư vấn, chúng ta cần phải nhìn vào gốc rễ của những cách tiếp cận này.

Khai vấn thường được triển khai để củng cố một bộ kỹ năng hiện có. Trong các nghiên cứu kể trên, khai vấn được cung cấp cho các giám đốc điều hành – những người đã có hiệu suất cao ngay từ đầu. Nói tóm lại, khai vấn là một phương pháp để giúp mọi người vượt trội hơn nữa về những yếu tố mà họ đã đang làm tốt.

Mặt khác, tư vấn được áp dụng khi cần khắc phục hậu quả. Một nhân viên vừa nhận được một đánh giá thấp về hiệu quả công việc có thể được khuyến khích đi tư vấn. Ở đây, tư vấn sẽ liên quan đến những việc cơ bản hơn. Tư vấn viên sẽ lắng nghe và tìm ra vấn đề của nhân viên rồi giải quyết tình huống bằng cách áp dụng những phương pháp tương tự như khai vấn.

Mặc dù hai hình thức này yêu cầu những kỹ năng tương đương nhau nhưng phân biệt được hai công việc này là rất quan trọng. Những nhân viên có hiệu suất tốt nhất có thể sẽ không nhận sự tư vấn tại nơi làm việc nhưng có thể tham gia khai vấn (Grant, 2017).

Xác Định Nhu Cầu Khai Vấn Của Tổ Chức

Nếu bạn quan tâm đến việc tìm kiếm một khai vấn viên cho tổ chức của mình, trước hết hãy xác định nhu cầu khai vấn tại cơ quan của bạn.

Đầu tiên, bạn có thể mời một nhà tư vấn có chuyên môn về thu thập thông tin trong các tổ chức đến để thực hiện các cuộc khảo sát, đánh giá và phỏng vấn.

Cách tốt nhất để xác định nhu cầu là nói chuyện với những người trong tổ chức của bạn. Bạn không nhất thiết phải mời một nhà tư vấn nếu văn hóa của nhân viên trong tổ chức cảm thấy thoải mái và an toàn khi đưa ra phản hồi trung thực. Trong trường hợp này, bạn có thể chọn ra một số nhân viên để phỏng vấn, hỏi họ xem các kỹ năng nào cần được trau dồi và các nguồn lực nào cần được tiếp cận để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả.

Nếu bạn cảm thấy rằng nhân viên không đưa ra phản hồi trung thực hoặc họ cảm thấy không thoải mái, có thể bạn sẽ cần nhờ một nhà tư vấn.

Các Phương Pháp Và Chiến Lược Xây Dựng Văn Hóa Khai Vấn

Để xây dựng văn hóa khai vấn, bước quan trọng đầu tiên là phải dạy cho các nhà quản lý cách trở thành các khai vấn viên. Nhiều quản lý đã được đào tạo bởi chính những khai vấn viên của họ về cách áp dụng các kỹ năng khai vấn như chủ động lắng nghe, đặt câu hỏi khai vấn phù hợp và đặt ra các mục tiêu hành động.

Việc đào tạo kỹ năng khai vấn cho các nhà quản lý giúp tối đa hóa giá trị của mỗi cuộc đối thoại. Phần lớn quá trình khai vấn diễn ra tại nơi làm việc được thực hiện một cách không chính thức, trong các cuộc trò chuyện hành lang hoặc khi nán lại sau một cuộc họp (Grant, 2017).

Văn hóa khai vấn là kết quả của việc các nhà quản lý được đào tạo như những khai vấn viên. Khi đó, họ có thể tận dụng các cuộc trao đổi ngắn gọn để khai vấn cho nhân viên một cách kịp thời, đúng lúc.

Một cách khác để xây dựng văn hóa khai vấn là sử dụng khai vấn như một động lực cho các trưởng nhóm, quản lý và lãnh đạo. Cung cấp dịch vụ khai vấn cho họ có thể là một cách để củng cố khả năng lãnh đạo và một cách khen thưởng xứng đáng cho những nỗ lực của họ.

Cách Vượt Qua Những Thách Thức Khi Áp Dụng Khai Vấn

Phong cách lãnh đạo khai vấn vẫn còn xa lạ đối với nhiều nhà lãnh đạo và nhân viên, do đó, vẫn còn những sự bất đồng khi một tổ chức mới áp dụng phong cách lãnh đạo này.

Để vượt qua sự phản kháng từ nhân viên và quản lý, các tổ chức cần giảm thiểu mức độ lo lắng và sự mơ hồ về cách tiếp cận mới này (Grant, 2017).

Khi đối phó với sự phản kháng, hãy chú ý đến hai yếu tố: sức khỏe tổng thể của nhân viên và tính phù hợp của khai vấn can thiệp.

Sức khỏe tổng thể tại nơi làm việc là sự kết hợp của sự hài lòng trong cuộc sống, sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, và ảnh hưởng tích cực đến từ quá trình làm việc. Đó là một sự cân bằng mong manh mà chỉ có thể đạt được khi một người có đủ nguồn lực để hoàn thành công việc của họ (Grant, 2017). Giới thiệu khai vấn viên vào một tổ chức nơi người lao động vốn đã không đủ năng lực có thể kích thích sự phản kháng. Khai vấn nên được áp dụng và sử dụng theo cách đơn giản nhất có thể để không làm phức tạp hóa thêm công việc của nhân viên.

Sau đó, hãy suy nghĩ về mức độ can thiệp phù hợp với văn hóa hiện tại. Khai vấn cần được cá nhân hóa một cách sâu sắc (Grant, 2017). Các khai vấn viên giỏi sẽ xây dựng các biện pháp can thiệp dựa trên nhu cầu của từng thân chủ thay vì áp dụng các biện pháp rập khuôn giống nhau cho tất cả nhân viên.

5 Kỹ Thuật và Hoạt Động Để Hỗ Trợ Quá Trình Khai Vấn Hiệu Quả

Các khai vấn viên giỏi có một số công cụ để hỗ trợ thân chủ của họ. Dưới đây là những kỹ thuật cơ bản để bắt đầu một quá trình khai vấn can thiệp thành công.

Đặt Câu Hỏi Theo Kiểu Socrates

Câu hỏi theo kiểu Socrates là một kiểu câu hỏi mở để khuyến khích sự suy ngẫm. Phương pháp này là nền tảng của các kỹ năng khai vấn.

Mọi người hiếm khi nghĩ việc đặt câu hỏi là một kỹ năng, nhưng bạn càng giỏi trong việc đặt câu hỏi phù hợp, bạn sẽ càng thành công hơn với tư cách là một khai vấn viên.

Chủ Động Lắng Nghe

Trọng tâm của khai vấn là đặt câu hỏi thay vì nói cho người khác biết họ cần làm gì. Trở thành một khai vấn viên xuất sắc đòi hỏi kỹ năng lắng nghe tuyệt vời. Chủ động lắng nghe là một cách để tìm hiểu những gì mà nhân viên và thân chủ của bạn cần để thành công. Việc này cũng là chìa khóa để xây dựng và duy trì các mối quan hệ.

Phỏng Vấn Khơi Dậy Động Lực

Phỏng vấn khơi dậy động lực là một cách để có những cuộc trò chuyện giúp người khác thay đổi động lực nội tâm của họ. Nếu bạn khai vấn một nhóm các nhà lãnh đạo đang gặp khó khăn trong việc thúc đẩy công việc của họ, phỏng vấn khơi dậy động lực có thể là công cụ phù hợp.

Khảo Sát Về Công Việc Và Sức Khỏe Tổng Thể

Khảo sát về công việc và sức khỏe tổng thể là một bản đánh giá mà bạn và nhân viên của mình đều có thể làm để xem liệu có nhu cầu nào chưa được đáp ứng để, từ đó, giải quyết những nhu cầu này thông qua quá trình khai vấn.

Phản Hồi Và Được Phản Hồi

Phản hồi và được phản hồi là một phần quan trọng của văn hóa khai vấn. Học cách đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng và tiếp nhận chúng một cách hiệu quả sẽ giúp bạn và đồng nghiệp làm việc cùng nhau tốt hơn.

Một Số Yếu Tố Về Đạo Đức Cần Cân Nhắc

Có nhiều tổ chức giám sát khai vấn, chẳng hạn như Liên đoàn Khai vấn Quốc tế và Hiệp hội Khai vấn Quốc tế; tuy nhiên, việc trở thành thành viên của các tổ chức này là hoàn toàn tự nguyện. Điều này có nghĩa là các khai vấn viên không cần phải gia nhập các tổ chức này để tự gọi mình là khai vấn viên.

Các tổ chức này đã đưa ra các quy tắc đạo đức khác nhau. Sau đây là một số cân nhắc về đạo đức mà tất cả các khai vấn viên nên tuân theo (theo Liên đoàn Khai vấn Quốc tế; Hiệp hội Khai vấn Quốc tế).

• Năng lực

Yếu tố này liên quan đến kỹ năng của các khai vấn viên. Khai vấn viên có kinh nghiệm phù hợp để giúp đỡ thân chủ không? Họ có đủ khả năng để đưa ra kế hoạch hoặc các biện pháp can thiệp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng không?

• Tính phù hợp

Khai vấn viên không nên chọn thân chủ của mình chỉ dựa trên mức độ uy tín của họ hay số tiền mà họ chi trả cho dịch vụ khai vấn. Khai vấn viên mà nên cân nhắc xem liệu họ có thể xây dựng mối quan hệ hỗ trợ hiệu quả với thân chủ hay không.

• Ranh giới

Khai vấn viên nên lưu ý đến các ranh giới, cả về cá nhân và chuyên môn, trong quá trình khai vấn – đặc biệt đối với ranh giới giữa khai vấn và trị liệu. Khai vấn viên cần được đào tạo về sức khỏe tâm thần để nhận biết khi nào các vấn đề của thân chủ bắt nguồn từ các vấn đề lâm sàng. Khi những tình huống như vậy nảy sinh, các khai vấn viên có thể giới thiệu thân chủ đến gặp một nhà trị liệu.

• Tính bảo mật

Khi làm việc trong các tổ chức, các khai vấn viên phải nắm rất rõ về việc những thông tin nào có thể chia sẻ và chia sẻ với ai. Giao tiếp rõ ràng về yếu tố này là rất quan trọng để tạo dựng niềm tin với thân chủ.

Lời Kết

Khai vấn tại nơi làm việc là nền tảng cho một nền văn hóa tổ chức tích cực.

Khai vấn có nhiều lợi ích và có thể cải thiện bản sắc công ty, tiếp năng lượng cho nhân viên khi làm việc, giảm thiểu xích mích và thậm chí thúc đẩy doanh số bán hàng.

Khai vấn là một cách trò chuyện với thân chủ hoặc nhân viên của bạn để có thể tối đa hóa tiềm năng của họ, đồng thời thúc đẩy họ tìm ra giải pháp cho các vấn đề.

Khai vấn đã trở nên phổ biến khi các hoạt động kinh doanh ngày càng trở nên khó lường hơn. Ngày nay, các nhà lãnh đạo được tuyển vì khả năng truyền cảm hứng sáng tạo và đổi mới cho nhân viên thay vì khả năng chuyên môn của họ trong một lĩnh vực cụ thể.